ここはおじさんの経験のアウトプット帳です
相手に説明するとき長々とした文章を書いたりしゃべったりしてませんか？
そして相手からの確認にさらに長文を返す。そして気づけば相手の数倍の文字数に。。。
自分でも要領よくまとめたいのにまとめられない。自分でも何を言いたいのかに悩み、前後で矛盾が無いか（指摘されないか）に怯えてしまう。
自分も社会人経験20年近くになってきたのに未だに改善しきれません。それでも確かに効果はあったなと思う要素を書いていきたいと思います。
話を整理しておく
説明が下手な人は共通して頭の中の整理整頓ができていないことです。
まずは、感情や記憶は除けた、事実のみを書き出してみましょう。
一般的には5W1Hで分けると良いでしょう。5W1Hに当てはまらないものは事実ではなく主観的な情報と考えられます。
- いつ
- 誰が
- 何をした
- なぜ
- どこで
- どのように
そして次に思いを書き出しましょう。
書き出してみて、今伝えるべき内容をピックアップしてみましょう。
- 考えた改善案を見てほしい
- 検証したところXXXを行うことでXXXの効果が確認できた
- これを導入してほしい
- 最新情報でアップデートできるようにしたい
上司に伝える場合などだと以下のような言い回しでしょうかね。
製品Ａの導入をご検討いただきたいです。
こちらについて検証したところXXXを行うことでXXXの効果が確認できました。
詳細について資料にまとめましたので、ご確認をお願いします。
ワンポイント
まずは何に関することかを明確にして、細かい要件などはその後であることを意識しよう
相手の反応を予想しておく
どのように説明するかとは別に相手がどのような反応を示すかも注目するべきポイントです。
相手の返答などをある程度予想できていれば、その後にどうアクションするべきかも見えてくるからです。
特に相手から聞かれそうな質問に対する準備ができれば相手の信頼も得やすいです。
よく広報系の仕事で耳にする「想定問答集」がこの位置づけですね。
ワンポイント
これが習慣的に身に付けることができれば説明力と信頼感を高めることができます。
説明の目的は相手を動かすこと
結局のところ説明は相手に「動いてもらう」ことが目的です。
相手にどうして欲しいのかを明確に伝え、相手が動く理由を提示しましょう。
これが為されていないと「それで？」で終わってしまうでしょう。
- 何をしてほしいか
- なぜしてほしいか
- 相手が動くメリットを提示
ワンポイント
相手が動きたくなる、または、動かないといけない情報を提示してアクションを促しましょう。