ふと、あるとき気づくことがあります。
人に説明するけど、「自分はこの内容を本当に理解しているのか？？」と。
私はテクニカルサポートとしてお客様から頂いた質問に答える職に就いてました。
その会社が提供する製品の分からないことを受け付け、その疑問にお答えする者です。
いつも通り、ナレッジなどを基にお客様へ返答していたある日。
自分としては調べつくしたうえで当たり障りのない回答メールを作っていましたが、いざ、自分の口から相手に伝えると考えると、理解が浅いことに気づきました。
皆さんもプレゼンなどで資料を作ったは良いけど説明する時に詰まる経験はありませんか。
そんな時、事前にどうすれば良いかについて解説してみます。
箇条書きで書き出す
まずは箇条書きです。
大小問わず要点を一つづつ紙に書き出しておきます。
そしてその中で説明するべきものに抜けが無いかをチェックしていきます。
伝える順番も考慮する
書き出した要点を、PREP（結論⇒理由⇒具体例⇒結論）の順番に並べます。
その上で、上から順に止まることなく読めるか、別のところに飛ぶような箇所が無いか見ていきます。
細部まで説明されているか確認する
分かっている人によっては「この程度…」というものが存在しますが、説明の場で「この程度」は排除した方が良いでしょう。
例えばアプリで“[OK]ボタンを押す”以外の選択肢が無いとしても、“[OK]ボタンを押す”ということを省略しない方が良いと私は思います。
フローチャートを思い描く
これは特にロジカルな思考を持つ人やシステムエンジニア向けの説明では気を付けてほしいです。
頭の中でフローチャートを思い浮かべていただきたいのですが、フローは何かしらの行動を行った際に次へと進みますよね。
アプリで[OK]ボタン押していないのに、次の画面に進むことはないですよね。
つまり、“[OK]ボタンを押す”というのは省略不可能なもののはずです。
ですが、説明の中では省略されがちです。
文字を見て分かる説明であるか確認する
文字や言葉では伝わりにくい場合があります。
このような場合は言語を数字化した方が良いです。
ビジネスとしては「定量で示す」と表現され、説得力が向上します。
数字で表してみる
例えば、売り上げに関して、購入客は女性の方が男性の倍以上多かった。
というだけでは、どの程度の差なのか分かりません。
何となく男性は30%くらいになるか？という感じ方になるでしょう。
これを、△△日の男性購入率は23%、女性で77%であった。とかの方が相手には伝わりやすいですね
まとめ
どうでしたか、いざやってみると自分の中でまだ理解できていなかった箇所が見えてきたのではないでしょうか。
これらを日常的に取り込んでみて習慣付けしてください。
きっと、よりよい方向に進む一助となると思います。
おわり