伝えるスキルを身につける上で、よく聞くのは「結論から話す」というのがあります。
文字通り、話す順番は結論から先に持ってきましょうというものですが、なぜ結論から話すことが重要なのかを解説していきます。
結論から始めて結論でまとめる
説明で大事なポイントは、結論を一つに絞ってお願いする形にしておくことです。
もし、話の中で複数の問題を一度に話すと「どうしたんだ？」「何が起きているの？」と聞き手側は理解できなくなります。
複数の話題が含まれる場合、話の「結論」が相手に伝わらないからです。
例えば「人手が足りず、このままでは納期が守れません！こんな状態だから信用を失って客が離れていきます！」という説明だと、「人手が足りない」「納期が守れない」「客が離れていく」の3点が問題が混在しています。
これでは結局どうしてほしいのか伝わらないですよね。
その為、話の「結論」を先頭で伝えるようにしましょう。
話を整えるPREP法
PREPとは、P：Point、R：Reason、E：Example、P：Pointの4つの言葉の頭文字をとったものです。
最初と最後のPは結論、Rは理由、Eは具体例となります。
順序として、結論⇒結論に至る理由⇒その具体例⇒再度結論という要領になります。
意識的にこの順番で文章を書いてみてください。
相手の反応も変わってくるはずです。
大事な情報を絞り込む
伝える際には「なぜ伝えるのか」「伝えてどうしてほしいのか」を考えて、情報は必要最低限に留めましょう。
人は今の自分の知っていることや感情を全て伝えたくなる習性を持つようです。
その熱量は素晴らしいことですが、ビジネスにおいて伝えすぎは混乱の元ですので控えてください。
情報の不足で困ることがあるかを心配される方もいらっしゃいますが、口頭の場合、伝えすぎて相手の頭から抜け落ちるか、こちらの情報が不足しているかの二択であり、どちらの場合でも必要な情報は聞き返されるので問題にはなりません。
メールなどの文章であれば、別途、詳細資料として別枠に書いておけば良いです。
その為、伝えるものは伝えるとして、情報は必要最低限に整理しておきましょう。
相手の欲しい情報を伝える
相手に伝えるべき最低限の情報は、「相手が必要な情報」です。
何を当たり前のことを…と思われたかもしれませんが、意外と出来ない人は多いです。
人は何かしら情報を付け加えて自分の持っている情報をアピールしたがる生き物です。
その為、伝える内容が相手に必要な情報だけではない場合が多くなりがちです。
例えば、AとBという製品について知りたい場合に、AとBの比較対象としてCという製品を出してくる人がいます。
セールスするならアリなのかもしれませんが、聞いた側は「え？ Cの事は別に要らないんだけど…」となるでしょう。
伝える内容は、相手の必要な情報のみに絞り込みましょう。
必要な情報に絞り込めれば聞き手の耳にもすんなり情報が入っていきます。
まとめ
・結論から述べるようにしよう
・大事な情報に絞り込もう
・相手の欲しい情報で考えよう
もし、何かしら相手に求めたいものがあるならば、まず最初にハッキリとそのことを伝えましょう。
おわり