最初はきっとキチンとしたのがあったのでしょう。多分。
それが日々の中で一人ひとりが改善していくと、まとめるのが面倒になり、メモレベルになり、いつしかマニュアルでもなくなり、誰が持っているのが正しいものかも分からなくなっていったりします。
そして一番古いやつが新人に渡され、実際にその通りにやってみても上手くいかず結局複数の先輩に聞いて回ることになったります。
マニュアルは自分で作る
他人が作ったマニュアルは他人用である
業務効率化という名のもとにマニュアルを作っている職場は多々あると思います。
マニュアルの多くは、その業務について慣れた人が作っている場合が多いです。
そのため、専門用語が多用されてたり、初歩的な部分が抜かされていたりします。
これでは新入社員や別作業にしか関わってこなかった人にも使ってもらえません。
そんなマニュアルはあなたを救ってくれませんので、自分で作ってしまうのが手っ取り早いです。
新しい仕事を覚えるなら自分用のマニュアルを作るべき
まずは周りに聞きつつ、ひな型を作ってください。
これは日ごろ使うノートなどにまとめておきましょう。
そして、wordやExcelなどに整頓していきましょう。
マニュアルは引継ぎ目的に作る
マニュアルは引継ぎ目的で作ると分かりやすくなります。
また実際に引き継ぐ際に、コレ見て！っと言えて便利です。
ド新人でも分かるようにする
新人にも分かるようにするのは難しいですが、一先ずやるべき内容が網羅されているようにしましょう。
それと合わせて、自分がミスしたところはメモとして残しておきましょう。
あなたがミスするということは、他の人もミスするということです。
また、「こうしたほうが良いのでは？」と思ってもやってみたらうまく行かなったというものも同じくメモしておきます。これで読んだ人も同じ轍を踏まないようにできます。
必ず実施する内容とセットに結果を書く
内容ばかりに気を取られると、「やるべきこと」のみ書いてしまう人が居ます。
しかし、「やった後どうなるのか」が分からないと人は不安になります。
そのため、必ず「やること」と「やった結果」はセットに考えておきましょう。
表現が難しいものは図を入れる
文字だけでは伝わらないし、分かりずらいこともあると思います。
特にツールの操作などは最たるものです。
Excelなど図が使えるものであるなら、図は使ってしまいましょう。
ちょっと資料としては長くなってしまうかもしれませんが、それでもパッと見で分かるのものは、作業ミスの軽減にもつながります。