相手に伝えるには、話す前に情報を整理する必要あり！

「上手く説明できるかなぁ」「この内容で相手に伝わるかなぁ」そのようにお悩みの方もいらっしゃいますね。
説明するにはまず自分の中で整理が出来ている必要です。

その上で、伝えるべき要点だけを絞り、「何を言いたいか」を一言にまとめる必要あります。

情報を整理する

相手も自分と同じ情報を持っている、それを前提で話を進めてはいないでしょうか。
いつも話すお友達なら問題ないかもしれませんが、ビジネスではそうもいきません。
なぜなら相手はあなたのお友達でもエスパー能力者でもないからです。

まずは相手に伝えたい「思い」を全て箇条書きで書き出してみましょう。

表現を整理する

言葉の選び方

一般的な「ですます調」が出来ているなら問題ありません。
その他、相手（から自分に）行動してもらう文章としては、「お返事」「ご返信」など先頭に丁寧な「お」や「ご」を付ける様にしましょう。
逆に自分が（相手に）行動する場合においては付けないでおきましょう。

「ご返信のほどお願いいたします」（相手の行動）
「返信させていただきます」（自分の行動）

専門用語の排除

専門用語は分かっている人同士で使うのは構いませんが、それ以外の場では「専門用語を多用すれば賢く見られると思っている残念な人」というレッテルを貼られかねません。
また、常に小学生くらいの子にも分かる言葉を使っていく意識でいましょう。

一言にまとめる

次は実際の説明について、まとめていきます。
同僚や部下を講習会に誘う場面をイメージしてください。

「今度の社外で講習会があってそれが会社の役立ちそうなので一緒に参加しませんか。」

これは相手の都合お構いなしで、そもそも何の講習会の話なのか分かりませんよね。
また、「役立ちそう」というのは主観であり、どのように役立つのかもわかりません。
LINEで「明日ひま？」と聞いてきているのと大差はありませんね。

「〇〇に関する講習会が△△月△△日の火曜にあるので一緒に参加しませんか」

どちらも一緒に参加しようと誘っている文言ですが、こちらでは「いつ」と「何の話」がそれぞれ具体化されていて、誘われる側もスケジュールの確認や興味有無の判断がしやすいですよね。

このように、最初に整理した情報を基に「一言でまとめる」意識で説明に落とし込んでいきましょう。

まとめ